SMART TRACER BERKAS REKAM MEDIS: TRACKING LOKASI DAN STATUS BERKAS, PEMINJAMAN, PENGEMBALIAN, SERTA NOTIFIKASI KETERLAMBATAN OTOMATIS
DOI:
https://doi.org/10.54314/jssr.v9i5.7248Keywords:
medical record, smart tracer, information system, file tracking, overdue notificationAbstract
Abstract: Manual management of medical record files in healthcare facilities frequently encounters obstacles such as high missfile rates, prolonged retrieval times, and excessive overdue returns exceeding the 24-hour standard limit. Conventional paper-based tracers have proven ineffective due to physical wear, misplacement, and the absence of real-time tracking mechanisms. This study aims to design and develop a web-based Smart Tracer system integrating precise shelf and sub-box location tracking, digitized borrowing and returning transactions via barcode/QR code scanning, and automated overdue notification delivery using a WhatsApp API Gateway. The system was developed using a Research and Development (R&D) methodology following the Waterfall model, comprising requirements analysis, UML and ERD system design, implementation using PHP Laravel framework and MySQL database, and rigorous testing. Functional testing using Black Box Testing revealed that all 12 test scenarios were 100% valid. User Acceptance Testing (UAT) using a 5-point Likert scale across 25 respondents achieved an overall acceptance rate of 93.4% (Very Good category). Implementation of the Smart Tracer successfully reduced average file retrieval time from 18.0 minutes to 3.0 minutes (83.3% efficiency gain) and significantly suppressed overdue file returns from an average of 55 cases per month to 4 cases per month (91.8% reduction). This system offers an applicable digital solution that ensures rapid, accurate, and accountable medical record
availability.
Keywords: medical record, smart tracer, information system, file tracking, overdue notification
Abstrak: Pengelolaan berkas rekam medis manual di fasilitas pelayanan kesehatan sering menghadapi kendala tingginya angka berkas salah letak (missfile), waktu pencarian yang lama, serta tingginya keterlambatan pengembalian berkas yang melebihi standar waktu 1x24 jam. Penggunaan tracer fisik berbahan kertas konvensional terbukti tidak efektif karena mudah rusak, hilang, dan tidak menyediakan mekanisme pelacakan posisi berkas secara real-time. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan mengembangkan sistem Smart Tracer berbasis web yang mengintegrasikan pelacakan lokasi rak dan sub-box presisi, digitalisasi pencatatan peminjaman dan pengembalian menggunakan pemindaian kode batang (barcode/QR), serta automasi pengiriman notifikasi keterlambatan melalui WhatsApp API Gateway. Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah Research and Development (R&D) dengan model Waterfall yang mencakup tahap analisis kebutuhan, perancangan sistem dengan diagram UML dan ERD, implementasi menggunakan framework PHP Laravel dan database MySQL, serta pengujian sistem. Pengujian fungsionalitas menggunakan Black Box Testing menunjukkan seluruh 12 skenario berjalan 100% valid. Evaluasi penerimaan pengguna melalui User Acceptance Testing (UAT) dengan instrumen skala Likert terhadap 25 responden menghasilkan tingkat penerimaan keseluruhan sebesar 93.4% (kategori Sangat Baik). Implementasi Smart Tracer terbukti memangkas rata-rata waktu pencarian berkas dari 18.0 menit menjadi 3.0 menit (efisiensi 83.3%) serta menurunkan kasus keterlambatan pengembalian berkas secara signifikan dari rata-rata 55 kasus per bulan menjadi 4 kasus per bulan (penurunan 91.8%). Sistem ini memberikan solusi digital aplikatif yang menjamin ketersediaan berkas rekam medis secara cepat, akurat, dan akuntabel.
Kata Kunci: rekam medis, smart tracer, sistem informasi, tracking berkas, notifikasi keterlambatan
Downloads
References
Adi W., R., Candra Dewi, R. D., Farlinda, S., & Nuraini, N. (2023). Sosialisasi Manajemen Asuhan Gizi Pasien melalui Penerapan Electronic Medical Record (EMR) dengan QR Code dan WhatsApp di NCC. Jurnal Masyarakat Mengabdi Nusantara, 2(4), 136–140. https://doi.org/10.58374/jmmn.v2i4.229
Alfausia, H., Syamsuddin, Mikawati, & Narfandy. (2025). Tinjauan Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Jalan di RSUD Haji Kota Makassar. Indonesian Journal of Health Information Management (IJHIM), 6(1), 1–6.
Andrianto, W. (2022). Catatan Sederhana
untuk Permenkes No. 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis. Fakultas Hukum Universitas Indonesia.
Asyhari, F., & Arifin, A. (2021). Rancang Bangun Sistem Informasi Rekam Medis (Studi Kasus: Klinik PKU Muhammadiyah Gandrungmangu). Proceeding Series of Physics and Formal Sciences, 1, 149–156. https://doi.org/10.30595/pspfs.v1i.147
Azhar, A., Hadjaratie, L., & Zakaria, A. (2025). Rancang Bangun Sistem Informasi Rekam Medis Berbasis Web dengan Framework Laravel. Jambura Journal of Informatics, 5(1), 195–204.
Cahyaningrum, Y., Ayu, N. R. A., & Nurkalis, U. (2025). Design and Implementation of an Electronic Medical Record Information System to Improve the Efficiency of Health Services. Indonesian Journal of Informatic Research and Software Engineering (IJIRSE), 1(2), 45–54.
Erawantini, F., Apriliani, E. D., Farlinda, S., & Roziqin, M. C. (2020). Sistem Informasi Peminjaman dan Pengembalian Rekam Medis Berbasis SMS Gateway. J-REMI: Jurnal Rekam Medik dan Informasi Kesehatan, 1(3), 465–468.
Erawantini, F., Yuliandari, A., Deharja, A., & Santi, M. W. (2022). Strategi Mengurangi Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap di RSUD Pasirian Lumajang Tahun 2020. Jurnal Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, 10(2), 85–94.
Fauzi, D., Hanim, H., Elwirehardja, G. N., Isnan, M., & Ihksan, M. (2024). Fondasi Ilmu Komputer dari Algoritma hingga Kecerdasan Buatan. Media Scitech.
Fauzi, D., Hanim, H., & Ihksan, M. (2024). Navigasi Dunia Aplikasi Komputer: Panduan Terlengkap. Media Scitech.
Fitriani, Y., & Novita, D. (2022). Analisa Berkas Rekam Medis Rawat Inap dalam Keterlambatan Pengembalian ke Ruang Rekam Medis di Rumah Sakit Dr. Reksodiwiryo Padang. Jurnal Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, 4(2), 70–78.
Fratama, D. I., Fauzi, D., & Ihksan, M. (2026). Digitalisasi Klasifikasi Penyakit ICD-10 dalam Sistem Informasi Pencarian Diagnosis untuk Mendukung Rekam Medis Elektronik: Implementasi Metode String Matching pada Sistem Berbasis Web untuk Meningkatkan Efisiensi Pencarian Diagnosis. Jurnal Sistem Cerdas dan Rekayasa (JSCR), E-ISSN: 2656-7504, 8(1), J4-1.
Ghazalba, Z., & Anggara, A. (2024). Sistem Rekam Medis dan Pendaftaran Online Berbasis Web dan Android untuk Meningkatkan Efisiensi Klinik. Jurnal Informatika Teknologi dan Sains (JINTEKS), 6(4), 976–986.
Haqqi, A., Aini, N. N., & Wicaksono, A. P. (2020). Analisis Faktor Penyebab Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap di RS Universitas Airlangga. J-REMI: Jurnal Rekam Medik dan Informasi Kesehatan, 1(4), 492–501.
Harfanie, T., Fhonna, R. P., & Hasibuan, A. (2024). Pengembangan Sistem Informasi Rekam Medis di Puskesmas Satria Kota Tebing Tinggi Berbasis Website. Jurnal Informatika dan Rekayasa Komputer, 2, 119–128.
Hendayal, H. D., Syahidin, Y., & Hidayati, M. (2022). Sistem Reminder Peminjaman dan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap. Journal of Information Technology and Computer Science (JOINTECS), 7(2), 71–82.
Irfan, A., Rachmat, Z., W, S., & Hasyim, A. (2023). Sistem Informasi Rekam Medis pada Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) Puskesmas Cabbenge. Jurnal Minfo Polgan, 12(2), 1894–1906. https://doi.org/10.33395/jmp.v12i2.13064
Kementerian Kesehatan Republik
Indonesia. (2022). Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis. Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2022 Nomor 829. Jakarta: Kemenkes RI.
Kusdwiadji, A., & Mathar, I. (2023). Rancang Bangun Aplikasi Tracer Rekam Medis Berbasis Web di Rumah Sakit Griya Husada Madiun. Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia (JMIKI), 11(1), 22–31.
Mahendra, G. D. D., Rumana, N. A., Putra, D. H., & Indawati, L. (2021). Sistem Informasi Peminjaman dan Pengembalian Rekam Medis di Fasilitas Pelayanan Kesehatan (Literature Review). JPKM: Jurnal Profesi Kesehatan Masyarakat, 2(2), 110–119.
Nabela, S., Yuderta, A., & Ramadhani, Y. (2025). Perancangan Sistem Informasi Rekam Medis Puskesmas Puding Berbasis Web. Jurnal Teknologi dan Sistem Informasi Medis, 4(1), 1–7.
Nur Fatimatuz Zuhro, L., Nurmawati, I., Adi Wijayanti, R., & Nur Permana, G. (2020). Perancangan Sistem Informasi Peminjaman dan Pengembalian BRM Rawat Jalan di Rumah Sakit Husada Utama. J-REMI: Jurnal Rekam Medik dan Informasi Kesehatan, 1(4), 604–613.
Permatasari, A. D., Amali, & Nawangsih, I. (2023). Sistem Informasi Rekam Medis Berbasis Web di Praktek Dokter Umum dr. Siti Hodijah. Jurnal Informatika Teknologi dan Sains (JINTEKS), 5(3), 454–460.
Rohmah, A. N., Nurmawati, I., Muflihatin, I., & Alfiansyah, G. (2023). Penyebab Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap di Rumah Sakit. Jurnal Penelitian Kesehatan 'Suara Forikes', 13(Nomor Khusus), 112–118.
Satrya, E., dkk. (2025). Model Logis Tracer Elektronik Berbasis Web dengan Fitur RM Blocking dan Automasi Monitoring. Indonesian of Health Information Management Journal (INOHIM), 13(1), 15–26.
Setiyono, I. A. (2023). Pemahaman Perekam Medis terhadap Penerapan Rekam Medis Elektronik Berbasis Permenkes Nomor 24 Tahun 2022. Jurnal Cakrawala Ilmiah, 2(9), 3501–3510. https://doi.org/10.53625/jcijurnalcakr
Tarigan, F. N., Abudi, R., & Arsad, N. (2022). Sistem Pengelolaan Rekam Medis Puskesmas. Jurnal Ilmiah Kesehatan Sandi Husada, 4(2), 119–126.
Widyastuti, H. N., Wicaksono, A. P., Farlinda, S., & Rachmawati, E. (2020). Sistem Informasi Peminjaman dan Pengembalian Rekam Medis dengan Barcode dan Notifikasi WhatsApp di Rumah Sakit Wijaya Kusuma Lumajang. J-REMI: Jurnal Rekam Medik dan Informasi Kesehatan, 1(2), 61–76. https://doi.org/10.25047/j-remi.v1i2.2239
Downloads
Published
Issue
Section
License
Copyright (c) 2026 Denos Imam Fratama, Dede Fauzi, Rury Moryanda (Author)
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License.
